Tutoriel Newforma Konekt : Archiver un projet
Lorsque vous avez terminé un projet Newforma Konekt, il est essentiel de suivre une procédure d’archivage appropriée pour sauvegarder vos données.
Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment exporter vos questions vers divers formats de fichiers, faire de la place dans votre hub et récupérer correctement un projet en cas de besoin.
Si vous êtes plutôt visuel, vous pouvez visionner notre webinaire Archiving your Completed Newforma Konekt Project (disponible en anglais seulement).
Étape 1 – Créer un dossier pour stocker vos données
Créez un dossier sur votre bureau ou ailleurs sur votre ordinateur pour stocker vos données.
Étape 2 – Résoudre et fermer toutes vos questions
Assurez-vous que toutes les questions ont été résolues et fermées. Il y a deux façons de procéder :
- À partir du Tableau de bord – La section Questions échues vous montre les questions actives du projet, c’est-à-dire celles qui n’ont pas été fermées. En cliquant sur le diagramme Questions du projet, vous serez redirigé vers la page Questions où vous pourrez voir toutes vos questions actives.
- À partir de la page Questions – Vous pouvez également accéder directement à la page Questions et filtrer par statut pour voir les questions actives. Une fois résolues, utilisez la fonction d’édition multiple pour changer le statut à Fermé.
Étape 3 – Restaurer toutes les questions archivées
Si vous avez archivé des questions, elles ne seront pas affichées sur la page Questions. Vous pouvez les trouver sur la page Questions archivées. Si vous voulez inclure ces questions dans votre export, vous devez les restaurer pour qu’elles apparaissent sur la page des questions. Pour ce faire, utilisez des filtres et définissez le statut des questions archivées en cours de restauration sur Fermé. Pour plus d’informations, consultez Restaurer des questions archivées.
Étape 4 – Créer un rapport PDF de toutes vos questions
Exporter des questions au format PDF exporte toutes les questions individuelles, affiche toutes vos mesures, les propriétés des questions et les commentaires, sauf la date de fermeture, les pièces jointes et l’historique (et seulement le point de vue principal).
Pour créer un rapport de vos questions, dans la page des questions, cliquez sur l’icône d’engrenage, puis sélectionnez Imprimer un rapport.
Étape 5 – Exporter les questions au format BCF et Excel
Rendez-vous sur la page des questions. Vous ne pouvez exporter des questions qu’à partir de cette page.
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Afficher toutes les questions en utilisant les filtres.
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Sélectionner toutes les questions (icône d’engrenage > Sélectionner tout)
- Exporter les question (icône d’engrenage > Exporter)
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Exporter les questions au format BCF (version 2.0 envoyée par courriel) – Une fois l’export terminé, vous recevrez un courriel indiquant que votre fichier BCF est prêt à être téléchargé. Téléchargez le fichier en utilisant le lien fourni.
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Exporter les questions au format Excel – Le fichier apparaîtra directement dans vos téléchargements.
-
Attributs Newforma Konekt | BCF | Excel |
Numéro de la question | ♻ Redémarre la numérotation | ✔ |
Titre de la question | ✔ | ✔ |
Points de vue | ✔ Tous les points de vue | |
Description | ✔ | |
Statut | ✔ | ✔ |
Type | ✔ | ✔ |
Priorité | ✔ | ✔ |
Discipline | ✔ | ✔ |
Zone | ♻ Zone par défaut✘ Si aucune valeur par défaut | ✔ |
Phase | ♻ Phase par défaut
✘ Si aucune valeur par défaut |
✔ |
Assignée à | ✔ | ✔ |
Date d’échéance | ✔ | |
Groupe | ✔ | |
Équipe impliquée | ✔ | ✔ |
Notifier |
|
|
Visibilité | ✔ | |
Attributs personnalisés | ♻ Défaut
✘ Si aucune valeur par défaut |
✔ |
Auteur | ♻ Issue importer | ✔ |
Créé le | ✔ | ✔ |
Modifié le | ♻ Date d’import | |
Modifié par | ♻ Issue importer | |
Date de fermeture | ✔ | |
Commentaires | ✔ | |
Pièces jointes | ✔ | |
Historique | ♻ |
✔ contient les informations exactes; ♻ contient des informations actualisées.
Étape 6 – Exporter les DI et les revues au format Excel ou CSV
Vous pouvez exporter les demandes d’information (DI) et les revues dans un journal au format Excel ou CSV à partir de la page DI ou Revues des dessins (VISA) (voir Exporter le journal des DI et Exporter le journal des revues).
Étape 7 – Télécharger les courriels du projet
Au besoin, il est possible de télécharger manuellement chaque courriel un par un en cliquant sur l’icône de téléchargement disponible lors de l’ouverture d’un courriel à partir de la page Courriels (voir Télécharger des courriels et les pièces jointes associées).
Étape 8 – Télécharger les fichiers du projet
Vous pouvez sélectionner tous les fichiers qui ont été téléversées manuellement dans le gestionnaire de fichiers et les télécharger (voir Gérer les fichiers dans le gestionnaire de fichiers).
Étape 9 – Télécharger les maquettes et les feuilles de la visionneuse
Si nécessaire, téléchargez les maquettes et les feuilles à partir de la visionneuse et enregistrez-les dans le dossier créé à l’étape 1.
Étape 10 – Créer un fichier Excel de tous vos utilisateurs
Obtenez un enregistrement de tous les utilisateurs qui étaient dans le projet. Pour ce faire, allez à la page des paramètres du hub, utilisez la colonne des projets pour filtrer les utilisateurs de votre projet terminé. Ensuite, sélectionnez-les tous avec votre souris, faites un clic droit et imprimez. Il s’agit d’une solution de temporaire puisque la fonction d’exportation ne respecte pas les filtres.
Étape 11 – Retirer les utilisateurs du hub
Les utilisateurs peuvent être facilement supprimés du hub et des projets en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite de chaque ligne de la grille des utilisateurs.
Étape 12 – Créer un gabarit de projet
Vous pouvez exporter les paramètres d’un projet pour les utiliser sur de nouveaux projets en créant un gabarit de projet (voir Créer un gabarit de projet). Tous les attributs, y compris les options personnalisées, seront sauvegardés.
Étape 13 – Compléter ou supprimer votre projet
Pour compléter ou upprimer un projet, vous devez vous trouver sur la page Projets. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage dans le coin inférieur droit du projet que vous souhaitez compléter ou supprimer, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage > Compléter ou Supprimer et suivez les instructions à l’écran.
Vous savez maintenant comment archiver correctement vos projets Newforma Konekt.