Tutoriel de démarrage : Configurer le module de courriels

3 minutes
Il y a 6 mois

Le module de courriels de Newforma Konekt permet aux membres d’une équipe de projet de parcourir, filtrer et rechercher instantanément les courriels et les pièces jointes associées qui ont été classés dans le projet grâce à l’add-in Newforma Konekt pour Microsoft Outlook.

Ce tutoriel s’adresse aux créateurs et administrateurs de projet qui souhaitent configurer un projet afin que les autres membres de l’équipe puissent commencer à utiliser le module de courriels.

Étape 1 – Révisez les rôles de votre projet

Avant de commencer, assurez-vous que les utilisateurs concernés répondent aux exigences minimales nécessaires pour accéder au module.

  1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet pour lequel vous souhaitez configurer le module de courriels.
  2. Dans le menu principal, sous le Menu du projet, sélectionnez Équipes et utilisateurs.
  3. Dans la section Utilisateurs, assurez-vous que tous les utilisateurs auxquels vous voulez donner accès au module possèdent au moins un rôle Éditeur.

Étape 2 – Configurez vos paramètres de courriels

Une fois que vous avez passé en revue les rôles du projet, rendez-vous sur la page Courriels pour configurer les paramètres de courriels pour le projet.

  1. Dans le menu principal, sous le Menu du projet, sélectionnez Courriels (Aperçu).
  2. Cliquez sur Paramètres de courriels dans le coin supérieur droit de la page.
  3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, configurez vos paramètres de courriels. Pour avoir accès au module, les utilisateurs doivent répondre à au moins une des conditions définies.
    • Domaines autorisés – Entrez les domaines pour lesquels vous souhaitez autoriser l’accès au module. Par défaut, ce champ est préconfiguré avec le domaine du propriétaire du hub.
    • Équipes autorisées – Sélectionnez les équipes pour lesquelles vous souhaitez autoriser l’accès au module dans la liste déroulante. Par défaut, cette liste est vide.
  4. Cliquez sur Générer une adresse courriel pour spécifier le texte qui précédera le signe @ de l’adresse courriel (préfixe). Le texte qui vient après le signe @ dans l’adresse courriel (domaine) ne peut pas être modifié.
  5. Vous pouvez également décider d’ajouter automatiquement l’adresse courriel du projet en cc lors d’une réponse et d’un transfert de courriel.
  6. Cliquez sur Sauvergarder.

Étape 3 – Aidez votre équipe à installer le add-in

Partagez notre tutoriel de démarrage avec votre équipe pour l’aider à installer le add-in Outlook et commencer à classer des courriels dans Newforma Konekt.

Un compte Microsoft 365 est nécessaire afin d’utiliser le add-in.

Étape 4 – Consultez et gérez les courriels dans Newforma Konekt

Une fois que des courriels ont été classés dans votre projet, vous pouvez les voir à partir de la page Courriels. Pour consulter un courriel, il vous suffit de cliquer dessus. Si vous avez classé un courriel comme une demande d’information, une revue ou une question avec l’add-in Outlook, vous pouvez accéder aux éléments du projet associés à ce courriel ainsi que lier d’autres éléments sous l’onglet Éléments connexes.

Vous pouvez également rechercher, filtrer et télécharger des courriels.