Limiter la visibilité des questions

Les questions avec visibilité limitée sont une évolution de l’attribut Confidentialité (maintenant Équipe impliquée). Ce concept a été introduit pour donner aux utilisateurs un plus grand contrôle sur les personnes qui peuvent consulter les questions, sans avoir à y ajouter des équipes contributrices. Lorsqu’un utilisateur souhaite contrôler qui peut avoir accès à une question, il peut activer le mode de visibilité limitée afin que seuls les utilisateurs concernés y aient accès.

Cet article explique les impacts de cette fonctionnalité et comment limiter/donner accès aux questions.

Impacts

Le comportement par défaut de la visibilité d’une question est modifié par cette fonctionnalité. Par défaut, les nouvelles questions seront visibles pour tous les utilisateurs d’un projet, même s’il y a des équipes dans le champ Équipe impliquée.

Les questions existantes dont la visibilité a été limitée en ajoutant une ou plusieurs équipes dans le champ Confidentialité conservent leur visibilité limitée afin que seuls l’auteur, le responsable et la ou les équipes impliquées puissent leur accéder. S’il y avait des utilisateurs dans le champ Notifier, ceux-ci auront désormais également accès à la question.

Les questions archivées conservent la même visibilité. Ainsi, une question archivée n’est visible que par les utilisateurs qui pouvaient y accéder avant qu’elle ne soit archivée.

Définir la visibilité des questions

Lorsqu’une liste de questions est affichée à un utilisateur, seules celles qui sont visibles pour cet utilisateur sont incluses dans les résultats afin d’éviter qu’il ne puisse voir une question limitée à laquelle il n’a pas accès. Une question avec visibilité limitée est visible pour les utilisateurs qui sont : auteur, responsable, notifié, membre d’une équipe impliquée dans la question.

Le fait d’être un administrateur de projet et/ou un créateur de projet ne permet pas de voir les questions à visibilité limitée auxquelles vous n’auriez pas accès en tant qu’utilisateur non administrateur. L’administrateur de projet et les créateurs de projet ont accès aux questions dont la visibilité est limitée lorsqu’il est l’auteur, le responsable, le membre d’une équipe impliquée ou une personne notifiée.

Pour donner/limiter l’accès à vos questions, suivez les instructions ci-dessous ou regardez cette courte vidéo (anglais).

Toute personne qui peut éditer une question peut définir la visibilité de la question pour s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent la voir. Cela peut être fait en mode création, édition unique et édition multiple, à la fois depuis la plateforme web et depuis les add-ins.

Pour pouvoir renseigner la valeur du champ Visibilité, vous devez avoir installé la dernière version de nos add-ins.

Lors de la création ou de l’édition d’une question, les options de visibilité comprennent :

• Tous les utilisateurs du projet – permet à tous les utilisateurs du projet de voir la question.
• Accès limité à l’auteur, au responsable, à l’équipe et aux personnes notifiées – limite la visibilité et l’accès à l’auteur de la question, à la personne à qui la question est attribuée, à l’équipe impliquée et à aux personnes notifiées.
  Il est possible pour quelqu’un de perdre l’accès à une question en changeant sa visibilité pour limitée.

En définissant la visibilité comme limitée et en n’impliquant pas d’autres utilisateurs (ou en n’ajoutant pas d’équipes à l’attribut Équipe impliquée), vous pouvez imiter le concept de brouillon de question. Vous pouvez vous assigner la question à vous-même et définir la visibilité comme limitée pour pouvoir créer un filtre rapide (Responsable = Vous ET Visibilité = Limitée).

Si vous devez éditer plusieurs questions, vous pouvez filtrer les questions en fonction de leur visibilité avant d’utiliser la fonction d’édition multiple.

Vous pouvez également définir la visibilité lors de l’importation de fichiers BCF à partir de la page Questions de la plateforme Web.

Pour vérifier si une question a une visibilité limitée, à droite du titre de la question, une icône de cadenas indique que la question est limitée à l’auteur de la question, à la personne à qui la question est assignée, à l’équipe ou aux équipes impliquées et aux personnes notifiées.

Limitations

Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par l’API REST BCF, l’API REST et l’importation de fichiers BCF ou l’exportation Excel.