Gérer le flux de travail des IS (bêta)

Vous pouvez transférer une instruction supplémentaire (IS) à d’autres membres de l’équipe de projet pour qu’ils la révisent et la fassent avancer dans le flux de travail.

Les actions suivantes sont disponibles selon le statut de l’IS et votre rôle dans le projet. Il n’est pas nécessaire d’effectuer toutes les étapes du flux de travail.

Vous pouvez modifier une IS pour mettre à jour les informations, consulter les activités relatives au flux de travail et télécharger les pièces jointes (voir Modifier une IS).

Transférer une IS pour révision

Vous pouvez transférer une IS à d’autres membres de l’équipe de projet pour révision. Plusieurs personnes peuvent être amenées à répondre à une IS.

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Gestion des changements.
3. Dans la page Gestion des changements, trouvez l’IS que vous souhaitez transférer pour révision.
   Vous pouvez utiliser les options de filtre et de tri pour trouver votre IS plus facilement. Vous pouvez également rechercher les IS à l’aide de la barre de recherche.
4. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Transférer pour révision.
5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Date d’échéance de la révision	Sélectionnez dans le calendrier la date d’échéance de la révision. Par défaut, la date est fixée à 3 jours de la date actuelle.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet à qui transférer l’IS pour révision.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui transférer l’IS.
   Remarques	Entrez toute remarque sur l’IS.

6. Pour ajouter des pièces jointes à l’IS, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Transférer. Le statut passera à En révision et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Lorsque l’IS aura été révisée par toutes les personnes concernées, son statut passera à Révisé.

Soumettre une réponse à une IS

Vous pouvez soumettre une réponse à une instruction supplémentaire qui a été transférée pour révision.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez l’IS à laquelle vous souhaitez répondre. Si vous avez un rôle Réviseur, vous voyez uniquement les IS qui vous ont été transférées. Vous pouvez utiliser les options de recherche, de filtre et de tri pour trouver votre IS plus facilement.
2. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Soumettre une réponse.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Action*	Sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante. Approuvé Révisé comme indiqué Aucune exception Rejeté Réviser et soumettre à nouveau Révisé
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui a répondu à l’IS. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet qui seront responsables de réviser la réponse.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui soumettre la réponse. Vous pouvez également saisir une adresse courriel dans ce champ.
   Réponse	Entrez votre réponse.

4. Pour ajouter des pièces jointes à l’IS, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. Un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Envoyer une IS à l’entrepreneur

Vous pouvez envoyer une instruction supplémentaire à l’entrepreneur. Une IS est automatiquement fermée lorsque vous l’avez envoyé à l’entrepreneur.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez l’IS que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez utiliser les options de recherche, de filtre et de tri pour trouver votre IS plus facilement.
2. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Envoyer.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui envoye l’IS. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet à qui vous souhaitez envoyer l’IS. Vous pouvez également saisir une adresse courriel dans ce champ.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui envoyer l’IS. Vous pouvez également saisir une adresse courriel dans ce champ.
   Objet*	Sélectionnez l’objet de l’IS dans la liste déroulante. Pour information uniquement Pour construction
   Remarques	Entrez toute remarque sur l’IS.

4. Pour ajouter des pièces jointes à l’IS, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. Le statut passera à Fermé et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Fermer une IS manuellement

En tant qu’administrateur de projet, vous pouvez fermer une instruction supplémentaire en l’envoyant à l’entrepreneur ou en la fermant manuellement. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez l’IS que vous souhaitez fermer. Vous pouvez utiliser les options de recherche, de filtre et de tri pour trouver votre IS plus facilement.
2. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Fermer.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Action*	Sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante. Vide Aucune action prise
   Remarques	Entrez toute remarque sur l’IS.

4. Pour ajouter des pièces jointes à l’IS, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Supprimer une IS

En tant qu’administrateur de projet, vous pouvez supprimer une instruction supplémentaire.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez l’IS que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez utiliser les options de recherche, de filtre et de tri pour trouver votre IS plus facilement.
2. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Supprimer.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Rouvrir une IS

En tant qu’administrateur de projet, vous pouvez rouvrir une instruction spplémentaire fermée si vous avez oublié une information ou si vous avez besoin d’ajouter des pièces jointes.

1. Dans la page Gestion des changements, utilisez les filtres et/ou effectuez une recherche pour sélectionner l’IS que vous souhaitez rouvrir.
2. Cliquez sur l’IS pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Rouvrir l’IS.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Date de réouverture*	Sélectionnez une date du calendrier à laquelle l’IS est rouverte. Par défaut, la date de réouverture est fixée à la date du jour.
   Date d’échéance	Sélectionnez dans le calendrier la date d’échéance de l’IS.
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui a rouvre l’IS. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet qui seront chargés de répondre à l’IS.
   Remarques	Entrez toute remarque sur l’IS. ar exemple, vous pouvez préciser la raison de la réouverture de l’IS.

4. Pour ajouter des pièces jointes à l’IS, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Rouvrir l’IS. Le statut passera à Ouvert et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans le champ À.