Importer et gérer les métadonnées du module de contrôle des documents (bêta)

Les créateurs, administrateurs et éditeurs de projets peuvent importer les métadonnées à l’aide du gabarit fourni pour une mise en correspondance précise des propriétés des documents.

Lors de l’ajout de fichiers, votre équipe pourra les associer aux métadonnées importées précédemment (voir Ajouter et gérer des fichiers dans le module de contrôle des documents).

Importer des métadonnées

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Contrôle des documents.
3. Cliquez sur Importer des métadonnées dans le coin supérieur droit de la page.
4. Téléchargez le gabarit fourni en cliquant sur le lien Télécharger. Si le gabarit n’est pas utilisé, il pourrait y avoir des erreurs de validation et le processus pourrait ne pas fonctionner comme prévu.
5. Ouvrez le gabarit de métadonnées. Celui-ci contient les propriétés suivantes :
   Seul le champ Numéro est obligatoire. Vous pouvez laisser les autres colonnes vides, mais elles doivent apparaître dans l’ordre du gabarit.

   Colonne	Description
   Numéro*	Le numéro unique du document, qui peut être une combinaison de lettres et de chiffres (jusqu’à 25 caractères).
   Titre	Le titre du document, qui peut contenir des lettres et des chiffres (jusqu’à 255 caractères).
   Taille	La taille de la feuille.
   Échelle	L’échelle du document, qui peut contenir des lettres et des chiffres.
   Discipline	Les disciplines du document.
   Description	La description du document.
   Type	Le type du document. Saisissez la valeur souhaitée ou utilisez l’une des options suivantes : Pièce contractuelle Détail Élévation Plan d’étage Général Profil Section Site Spécifications
   Pertinence	La pertinence du document. Saisissez la valeur souhaitée ou utilisez l’une des options suivantes : S0 – Statut initial S1 – Compatible avec la coordination S2 – Compatible avec les informations S3 – Compatible avec la révision et les commentaires S4 – Compatible avec la révision et l’autorisation S5 – Compatible avec la révision et l’approbation A1 – Autorisé et accepté B1 – Signature partielle (avec commentaires)
   Description de la révision	La description de la révision.
   Raison de la révision	La raison de la révision. Saisissez la valeur souhaitée ou utilisez l’une des options suivantes : Pour votre avis et commentaire Pour utilisation et distribution Pour votre approbation Pour votre usage Pour une offre Pour construction Pour la planification Répondu
   Numéro de la révision	Le numéro de la révision. Seules les révisions numériques de 1 à 999 sont prises en charge. Par défaut, le numéro de révision est précédé de 0 (exemple : si le numéro de révision est 2, il sera affiché comme 02).
   Préfixe de la révision	Le préfixe de la révision, qui peut contenir des lettres et des chiffres. Ce champ est sensible à la casse et doit se terminer par une lettre (exemple : R1P est pris en charge, R12 n’est pas pris en charge).
   Suffixe de la révision	Le suffixe de la révision, ajouté pour le schéma de numérotation des révisions. Les suffixes numériques et alphabétiques sont pris en charge. Les espaces et les caractères spéciaux suivants ne sont pas pris en charge : \ / : * ? « < > |
   Date de la révision	La date de la révision. Les formats suivants sont pris en charge : YYYY-MM-DD H:MM TT YYYY-DD-MM H:MM TT MM-DD-YYYY H:MM TT DD-MM-YYYY H:MM

6. Enregistrez le fichier et revenez à la boîte de dialogue Importer des métadonnées pour importer le gabarit. Vous pouvez importer le gabarit sous forme de fichier CSV ou Excel.
7. Si vous avez spécifié des dates de révision, sélectionnez le format de date que vous avez utilisé dans le gabarit, puis cliquez sur Importer. Le système validera le fichier téléchargé. Si des erreurs sont détectées, corrigez-les, puis réimportez le fichier.

Une fois le fichier importé, chaque ligne du fichier apparaît comme un Placeholder dans le registre des documents (liste) du module. La première page du fichier importé est celle qui sera importée, les pages supplémentaires ne sont pas prises en charge. Une fois qu’un fichier est associé à un placeholder, le statut devient Brouillon dans le registre des documents.

i vous importez à nouveau un fichier CSV, seules les nouvelles entrées seront ajoutées, les éléments qui n’ont pas été modifiés seront ignorés.

Gérer les métadonnées

Dans le registre des documents, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur un placeholder ou cliquer sur l’ellipse pour ouvrir le menu d’action et sélectionner Ouvrir les détails.

Vous avez la possibilité de renommer et de modifier les métadonnées via le panneau Détails et d’ajuster les métadonnées à partir de l’onglet Révision du panneau Détails. Vous pouvez également consulter l’historique des métadonnées dans l’onglet Historique. Notez que les placeholders ne peuvent pas être téléchargés.