Ajouter et gérer les fichiers dans le module de contrôle des documents (bêta)

4 minutes

Il y a 4 mois

Utilisez le module de contrôle des documents pour téléverser de nouveaux fichiers ou ajouter des versions de fichiers existants. Vous pouvez également renommer, télécharger et supprimer des fichiers. Pour importer des métadonnées à associer aux fichiers, voir Importer et gérer les métadonnées.

Ajouter des fichiers

Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Contrôle des documents.
Cliquez sur Ajouter des fichiers dans le coin supérieur droit de la page.
Cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier sur votre ordinateur et sélectionnez-le pour le téléversement. Pour sélectionner plusieurs fichiers à la fois, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée. Vous pouvez également faire glisser et déposer les fichiers que vous souhaitez téléverser.
Le nombre maximal de fichiers pouvant être simultanément téléversés est de 100.
Vous avez la possibilité de téléverser un fichier en tant que nouveau fichier ou en tant que nouvelle version d’un fichier existant. Vous pouvez également associer un fichier à des métadonnées précédemment importées (placeholder). Si un fichier ou un placeholder portant le même nom est trouvé, le système détectera le nom en double.
- Lorsque vous téléversez un fichier sans correspondance, l’étiquette Reconnu comme nouveau fichier sera visible sous le nom du fichier. Si vous assignez manuellement le fichier comme nouveau fichier en sélectionnant Assigner comme nouveau fichier dans le menu déroulant, l’étiquette sera Marqué comme nouveau fichier.
- Lorsque vous téléversez un fichier portant le même nom qu’un placeholder, l’étiquette Matched with imported metadata sera visible sous le nom du fichier. Si vous l’associez manuellement à un placeholder en sélectionnant le placeholder souhaité dans le menu déroulant, l’étiquette sera Marqué avec des métadonnée importée.
- Lorsque vous téléversez un fichier portant le même nom qu’un autre fichier, l’étiquette Reconnu comme révision sera visible sous le nom du fichier. Si vous assignez manuellement le fichier en tant que révision en sélectionnant le fichier souhaité dans le menu déroulant, l’étiquette sera Marqué comme révision.
  Lorsque vous téléversez une révision, le préfixe et le numéro de révision vous sont demandés, mais vous pouvez modifier les valeurs par défaut. Si vous souhaitez utiliser un suffixe, vous pouvez l’ajouter au numéro de révision. Par exemple, si vous téléversez la révision 5 avec le préfixe S, vous pouvez ajouter le suffixe DG3, qui s’affichera sous la forme S 5.DG3. Lorsque vous téléchargez plusieurs révisions d’un même fichier au fil du temps, le système incrémente automatiquement le numéro de révision. Si vous changez le préfixe pour D au moment du téléversement, le système sélectionnera automatiquement le numéro disponible pour le préfixe D, s’il n’est pas utilisé, ce sera 1. Si, dans le passé, il a été utilisé pour le document jusqu’à D2, changé en S puis changé à nouveau en D, le système incrémentera automatiquement le numéro jusqu’à D3.
Cliquez sur Téléverser. Vous pouvez cliquer sur Annuler pour annuler le téléversement.

Consulter et modifier les propriétés d’un fichier

Dans le registre des documents, survolez le fichier pour lequel vous souhaitez consulter ou modifier des propriétés.
Cliquez sur l’icône … > Ouvrir les détails. Vous pouvez également utiliser le clic droit de la souris.
Dans le panneau latéral droit, sous l’onglet Détails, vous pouvez voir et modifier les propriétés du fichier. Vous pouvez également voir et modifier les propriétés des révisions sous l’onglet Révisions.
Pour consulter l’historique du fichier, cliquez sur l’onglet Historique.

Renommer un fichier

Dans le registre des documents, survolez le fichier que vous souhaitez renommer.
Cliquez sur l’icône … > Renommer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, modifiez le nom du fichier. Vous ne pouvez pas modifier l’extension.
Cliquez sur Sauvegarder.

Télécharger un fichier

Dans le registre des documents, survolez le fichier que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur l’icône … > Télécharger

Supprimer un fichier

Dans le registre des documents, survolez le fichier que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l’icône … > Supprimer.
Lorsque vous êtes invité à confirmer votre choix, cliquez sur Supprimer.