Classer des courriels avec le classement intelligent
Le classement intelligent des courriels associe les courriels entrants aux projets de votre hub Newforma Konekt et présente chaque correspondance sous forme de suggestion dans l’add-in Newforma Konekt pour Outlook. Classer une suggestion envoie le courriel au projet suggéré, ou à un autre projet que vous sélectionnez. Aucun courriel n’est classé avant que vous le confirmiez.
Étape 1 : Activer le classement intelligent des courriels pour votre entreprise
L’administrateur de votre entreprise doit activer le classement intelligent des courriels avant que vous puissiez commencer à l’utiliser.
- Connectez-vous à un hub Newforma Konekt.
- Accédez à Paramètres du hub.
- Sélectionnez l’onglet FONCTIONNALITÉS IA.
- Activez Classement intelligent de l’add-in Outlook.
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
Le classement intelligent des courriels est activé pour le hub. Chaque membre doit ensuite l’activer pour sa propre boîte de réception avant que des courriels soient analysés.
Étape 2 : Activer le classement intelligent des courriels pour votre boîte de réception
Pour commencer à utiliser le classement intelligent des courriels :
- Dans l’add-in Newforma Konekt pour Outlook, sélectionnez Menu.
- Sélectionnez Paramètres.
- Activez Classement intelligent.
L’analyse commence immédiatement, et chaque courriel que vous recevez à partir de ce moment est analysé dès sa réception.
Si l’option n’apparaît pas dans Paramètres, la fonctionnalité n’est pas activée pour votre hub.
Étape 3 : Trouver et examiner les suggestions pour un projet
Le classement intelligent des courriels présente des suggestions pour chaque projet d’un hub.
- Dans l’add-in Newforma Konekt pour Outlook, sélectionnez l’onglet Menu, puis Hub, puis le hub voulu.
- Sélectionnez l’onglet Classement intelligent.
- Sélectionnez un projet dans la liste qui s’affiche.
Les courriels associés à ce projet s’affichent, chacun avec un indicateur de confiance. Sélectionnez un courriel pour l’ouvrir et lire son contenu avant de décider de le classer.
Si le projet attendu n’apparaît pas dans la liste, aucun courriel n’y a été associé depuis que vous avez activé le classement intelligent des courriels.
Étape 4 : Classer des courriels dans des projets
Classer dans le projet suggéré
Classer une suggestion dans l’onglet Classement intelligent envoie le courriel au projet qui lui est associé.
- Sélectionnez les suggestions à classer.
- Désélectionnez les suggestions que vous ne voulez pas classer.
- Cliquez sur le bouton Classer les courriels.
Les courriels sont classés dans le projet suggéré et apparaissent dans le centre d’activité Courriels de ce projet, dans le hub correspondant.
Classer dans un autre projet
Lorsque des suggestions de l’onglet Classement intelligent indiquent le mauvais projet, classez-les plutôt dans un projet que vous sélectionnez.
- Sélectionnez les suggestions à rediriger.
- Cliquez sur la flèche de la liste déroulante à côté du bouton Classer les courriels.
- Sélectionnez Classer dans un autre projet.
- Sélectionnez un projet dans le menu déroulant de la fenêtre modale qui s’affiche.
- Cliquez sur Classer pour confirmer.
Les courriels sont classés dans le projet sélectionné.
Pour classer un seul courriel dans un autre projet, vous pouvez aussi sélectionner (…) Plus d’options à côté du courriel.
Retirer une suggestion
Retirer une suggestion dans l’onglet Classement intelligent l’efface sans classer le courriel. Le retrait est définitif pour ce courriel. Retirez donc une suggestion seulement si vous êtes certain de ne pas vouloir classer le courriel dans ce projet.
- Sélectionnez la suggestion à retirer.
- Cliquez sur le bouton Retirer la suggestion.
La suggestion est effacée, le courriel n’est pas classé, et le classement intelligent des courriels n’associera plus ce courriel à ce projet.
Retirer une suggestion ne supprime pas le courriel.
Désactiver le classement intelligent des courriels pour votre boîte de réception
Désactiver le classement intelligent des courriels arrête l’analyse des nouveaux courriels. Les suggestions déjà créées restent dans l’onglet Classement intelligent.
- Dans l’add-in Newforma Konekt pour Outlook, sélectionnez Menu.
- Sélectionnez Paramètres.
- Désactivez Classement intelligent.
L’analyse s’arrête. Vous pouvez toujours classer ou retirer les suggestions déjà présentes dans la liste.