Classement intelligente des courriels: vue d’ensemble

Le classement intelligent des courriels est une nouvelle fonctionnalité de l’add-in Newforma Konekt pour Outlook qui suggère à quel projet du hub sélectionné appartient un courriel entrant. Chaque suggestion indique un projet cible et le niveau de confiance de l’add-in dans la correspondance. Vous examinez chaque suggestion et décidez de classer le courriel selon le type d’élément suggéré, de le classer dans un autre projet ou de retirer la suggestion.

Lien entre le classement intelligent des courriels et les autres méthodes de classement

L’add-in Newforma Konekt pour Outlook offre plusieurs façons de classer un courriel dans un projet :

• Dossiers de classement automatique : un dossier est créé dans Outlook pour chaque projet sélectionné, et les courriels sont classés en les glissant dans le dossier.
• Le classement manuel à partir de l’onglet Classement des courriels : vous sélectionnez un courriel, puis choisissez un hub et un projet dans une liste déroulante.
• L’adresse courriel du projet : un courriel est classé lorsqu’il est envoyé à l’adresse générée pour un projet, ou que cette adresse est mise en copie.

Le classement intelligent des courriels est une méthode supplémentaire. Il ne remplace pas les autres méthodes, qui restent toutes disponibles. La différence est que le classement intelligent des courriels repère les courriels candidats et propose un projet du hub sélectionné, au lieu de vous demander de sélectionner le projet vous-même.ct yourself.

Fonctionnement

Analyse automatique des courriels entrants

Lorsque le classement intelligent des courriels est activé, chaque courriel entrant est analysé dès sa réception.

L’analyse s’applique seulement aux courriels reçus après l’activation du paramètre. Les courriels déjà présents dans la boîte aux lettres ne sont pas analysés rétroactivement.

Désactiver le paramètre arrête la création de nouvelles suggestions, mais ne vide pas la liste des suggestions. Les suggestions créées auparavant restent visibles et peuvent toujours être classées ou retirées.

Niveau de confiance des suggestions

Chaque suggestion comporte un indicateur de confiance qui montre la force de la correspondance entre le courriel et le projet. L’indicateur est vert pour une correspondance à haut niveau de confiance, et jaune pour une correspondance à niveau de confiance plus faible.

Un courriel analysé qui n’atteint pas le seuil de confiance n’apparaît comme suggestion pour aucun projet du hub sélectionné.

Structure par hub et par projet

Les suggestions sont organisées par hub, puis par projet.

L’onglet Classement intelligent liste tous les projets ayant des correspondances dans le hub sélectionné et indique, pour chaque projet, le nombre de courriels qui y sont associés. Sélectionner un projet affiche le détail de ses suggestions.

Actions possibles sur une suggestion

Pour chaque suggestion, vous pouvez :

• Classer le courriel dans le projet suggéré.
• Classer le courriel dans un autre projet.
• Retirer la suggestion.

Plusieurs suggestions peuvent être sélectionnées et traitées en même temps.

Permissions et prérequis

• Un compte Newforma Konekt avec au moins un hub.
• L’add-in Newforma Konekt pour Outlook installé.
• Au moins un projet actif dans Newforma Konekt.
• Le classement intelligent des courriels activé pour votre hub par l’administrateur de votre entreprise.
• Le classement intelligent des courriels activé pour votre boîte de réception.

FAQ

• Est-ce que je vois les correspondances pour les courriels analysés dans la boîte de réception d’un collègue? Seulement si vous êtes tous deux destinataires du courriel. Si un collègue a reçu le même courriel et que celui-ci a été analysé dans sa boîte de réception, la correspondance s’affiche pour vous sans que le courriel soit analysé dans la vôtre, y compris pour les courriels que vous avez déplacés ou supprimés. Lorsque votre collègue classe l’un de ces courriels, il est aussi classé de votre côté.
• Le classement intelligent des courriels m’affiche-t-il des courriels ou des projets auxquels je n’ai pas déjà accès?
  Non. Les suggestions se limitent aux courriels et aux projets auxquels vous avez déjà accès.
• Puis-je empêcher l’analyse de certaines adresses courriel ou de certains domaines? Oui. Un administrateur du hub peut exclure des adresses courriel et des domaines précis de l’analyse dans la page Paramètres du hub de Newforma Konekt. Les courriels provenant d’une adresse ou d’un domaine exclu ne sont pas analysés et ne génèrent aucune suggestion.
• Les courriels classés avec le classement intelligent des courriels sont-ils identifiés différemment dans Newforma Konekt? Oui. Un courriel classé avec le classement intelligent des courriels porte l’étiquette « Assisté par l’IA » dans le centre d’activité Courriels de Newforma Konekt.
• Le paramètre « Déplacer les courriels vers les éléments supprimés après le classement » s’applique-t-il au classement intelligent des courriels? Non. Les courriels classés à partir de l’onglet Classement intelligent restent dans votre boîte de réception. Ce paramètre déplace les courriels vers les éléments supprimés seulement lorsque vous les classez à partir de l’onglet Classement des courriels ou avec une autre méthode de classement.
• Le paramètre « Classer tous les courriels précédents dans une conversation » s’applique-t-il au classement intelligent des courriels Oui. Lorsque vous classez un courriel à partir de l’onglet Classement intelligent, tous les autres courriels de la même conversation sont aussi classés, y compris les messages plus anciens qui ne sont plus dans votre boîte de réception.
• Puis-je désactiver le classement intelligent des courriels pour certains projets d’un hub? Non. Le classement intelligent des courriels s’active et se désactive à l’échelle du hub. Tous les projets d’un hub où la fonctionnalité est activée sont admissibles à l’association de courriels.

Articles connexes

• Classer des courriels avec le classement intelligent