Gérer le flux de travail des PM (bêta)

La façon dont vous traitez une proposition de modification dans Newforma Konekt dépend de son statut (Ouvert, En cours de révision, Révisé, etc.) et de votre rôle dans le projet (créateur/administrateur, éditeur, lecteur ou réviseur).

Par exemple, en tant qu’administrateur ou éditeur de projet, vous pouvez choisir de transmettre une proposition de proposition Ouverte pour révision à d’autres membres de l’équipe du projet, de demander une autre proposition, de demander une signature ou d’envoyer la proposition. Les administrateurs et les éditeurs de projets peuvent également fermer les propositions de modification.

Transférer une PM pour révision

Vous pouvez transférer une PM à d’autres membres de l’équipe de projet pour révision avant de demander une proposition à l’entrepreneur. Une fois la proposition soumise, elle peut également être transférer pour révision afin de saisir les modifications finales convenues pour le montant et la durée du contrat.

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Gestion des changements.
3. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM que vous souhaitez transférer pour révision.
   Vous pouvez sélectionner PM en haut de la liste pour afficher seulement les demandes de proposition, puis utilisez les options de filtre et de tri pour trouver plus facilement la PM. Vous pouvez également rechercher des PM à l’aide de la barre de recherche.
4. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Transférer pour révision.
5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Date d’échéance de la révision	Sélectionnez dans le calendrier la date d’échéance de la révision. Par défaut, la date est fixée à 3 jours de la date actuelle.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet à qui transférer la PM pour révision.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui transférer la PM.
   Remarques	Entrez toute remarque sur la PM.

6. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Transférer. Le statut passera à En révision ou Proposition en révision et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Lorsqu’une PM a été examinée par toutes les parties concernées, son statut passera à Révisé ou Proposition révisée. Vous pouvez voir qui a révisé la DP dans l’onglet Détails.

 

Soumettre une réponse de révision à une PM

Vous pouvez soumettre une réponse de révision à une demande de proposition ou à une proposition qui a été transférée pour révision.

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Gestion des changements.
3. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM à laquelle vous souhaitez répondre. Si vous avez un rôle Réviseur, vous voyez uniquement les PM qui vous ont été transférées.
   Vous pouvez utiliser les options de recherche, de filtre et de tri pour trouver votre PM plus facilement. Les PM en attente de révision auront le statut En révision ou Proposition en révision.
4. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Soumettre une réponse.
5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Action*	Sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante. Revisé comme indiqué Révisé Aucune exception Rejeté Réviser et soumettre à nouveau
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui a répondu à la PM. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet qui seront responsables de réviser la réponse.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui soumettre la réponse.
   Réponse	Entrez votre réponse.

6. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. Un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Demander une proposition à l’entrepreneur

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez demander la proposition.

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Gestion des changements.
3. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM que vous souhaitez envoyer à l’entrepreneur.
4. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Demander une proposition.
5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui demande la proposition. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet à qui envoyer la demande de proposition. Vous pouvez également saisir une adresse courriel dans ce champ.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui envoyer la demande de proposition. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Objet*	Sélectionnez l’objet dans la liste déroulante. Pour information seulement Pour construction
   Remarques	Entrez toute remarque.

6. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Demander. Le statut passera à Proposition en attente et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Soumettre une proposition

Les propositions sont la réponse de l’entrepreneur à une demande de proposition (DP). Elles comprennent les prix, les ajustements de calendrier et d’autres détails pertinents pour soutenir le processus de prise de décision.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM pour laquelle vous souhaitez soumettre une proposition. Les PM en attente d’une proposition auront un statut Proposition en attente.
2. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Soumettre une proposition.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet ou le contact à l’origine de la DP. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   Reçue via*	Sélectionnez la méthode par laquelle la DP a été reçue dans la liste déroulante Email Téléphone Autre
   Date de réception*	Sélectionnez la date à laquelle la DP a été reçue.
   Numéro de l’expéditeur	Entrez le numéro de la proposition de modification.
   À*	Sélectionnez le(s) membre(s) de l’équipe de projet à qui soumettre la proposition.
   Cc	Sélectionnez les autres membres de l’équipe de projet à qui soumettre la proposition de modification. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Montant total proposé	Saisissez le montant total de la proposition et sélectionnez une devise.
   Nombre de jours total proposé	Indiquez le nombre de jours que durerait la proposition de modification.
   Remarques	Saisissez tout commentaire sur la proposition.

4. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. Le statut passera à Proposition reçue et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Une fois la proposition soumise, l’équipe de conception peut l’examiner et conseiller le propriétaire.

Demander une signature

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez demander une signature.

1. Dans Newforma Konekt, ouvrez le projet désiré.
2. Dans le menu principal, sous Menu du projet, sélectionnez Gestion des changements.
3. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM pour laquelle vous souhaitez demander une signature.
4. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Demander une signature.
5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui demande la signature. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet à qui envoyer la demande de signature. Vous pouvez également saisir une adresse courriel dans ce champ.
   Cc	Sélectionnez les autres membres de l’équipe de projet auxquels envoyer la demande de signature. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Remarques	Saisissez tout commentaire sur l’action.

6. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés. Une pièce jointe est requise.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Demander. Le statut passera à Signature en attente et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Vous pouvez annuler une demande de signature en cliquant sur les trois points > Annuler la demande de signature.

Une proposition peut être ‘Approuvée’ ou ‘Rejetée’. Elle peut être rejetée si tous les éléments de la demande de proposition ne sont pas couverts.

Soumettre une réponse de signature

Vous pouvez soumettre une réponse ‘Approuvé’, ‘Rejeté’ ou ‘Réviser et soumettre à nouveau’.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM pour laquelle vous souhaitez soumettre une réponse de signature.
2. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Soumettre une réponse de signature.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Réponse*	Sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante. Approuvé Rejeté Réviser et soumettre à nouveau
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet ou le contact à l’origine de la demande de signature.
   À*	Sélectionnez le(s) membre(s) de l’équipe de projet à qui soumettre la signature.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui soumettre la signature. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Remarques	Saisissez tout commentaire sur la proposition.

4. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. Le statut passera à Proposition approuvée ou Proposition rejetée et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc. Les réponse ‘Rejeté’ et ‘Réviser et soumettre à nouveau’ placeront la PM dans un statut Proposition rejetée.

Envoyer une proposition signée

Les demandes de proposition sont automatiquement fermées lorsque vous envoyez la proposition signée aux personnes concernées par les modifications.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM pour laquelle vous souhaitez envoyer la proposition signées
2. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Envoyer la proposition signée.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui envoie la proposition signée. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le(s) membre(s) de l’équipe de projet à qui envoyer la proposition signée. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui envoyer la proposition signée. Vous pouvez également saisir des adresses courriel dans ce champ.
   Objet*	Select one of the following options from the drop-down list. Pour information uniquement Recommendation Autre
   Remarques	Saisissez tout commentaire sur la proposition.

4. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés. Une pièce jointe est requise.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. Le statut passera à Fermer et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans les champs À et Cc.

Fermer une PM manuellement

Vous pouvez fermer une PM manuellement à des fins de suivi.

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM que vous souhaitez fermer.
2. Cliquez sur la PM pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Fermer.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Action*	Sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante. Vide Aucune action prise
   Remarques	Saisissez tout commentaire sur l’action.

4. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. Le statut passera à Fermer.

Rouvrir une PM

1. Dans la page Gestion des changements, trouvez la PM que vous souhaitez rouvrir.
2. Cliquez sur la DP pour l’ouvrir, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Rouvrir la PM.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   

   Champ	Description
   Date de réouverture*	Sélectionnez une date du calendrier à laquelle la PM est rouverte. Par défaut, la date de réouverture est fixée à la date du jour.
   Date d’échéance	Sélectionnez dans le calendrier la date d’échéance de la PM.
   De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui a rouvre la PM. Par défaut, votre nom est saisi dans ce champ.
   À*	Sélectionnez le ou les membres de l’équipe de projet qui seront chargés de répondre à la PM.
   Remarques	Entrez toute remarque sur la DP. ar exemple, vous pouvez préciser la raison de la réouverture de la PM.

4. Pour ajouter des pièces jointes à la PM, cliquez sur Parcourir ou déposez les fichiers désirés.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Rouvrir. Le statut passera à Ouvert et un courriel sera envoyé aux utilisateurs figurant dans le champ À.

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