Classer un courriel comme DI depuis Outlook

Vous pouvez classer un courriel en tant que nouvelle DI (demande d’information) ou réponse à une DI à l’aide du module complémentaire Newforma Konekt pour Microsoft Outlook. Vous pouvez également enregistrer plusieurs DI à partir d’un même courriel. Dans ce cas, assurez‑vous que l’option Supprimer les courriels après le classement est désactivée dans les paramètres de l’add‑in.

Enregistrer une nouvelle DI

1. Dans Outlook, sélectionnez le courriel que vous souhaitez classer en DI.
2. Cliquez sur l’icône Newforma Konekt dans la surface du message (sauf si l’add‑in Newforma Konekt pour Outlook est déjà ouvert).
3. Dans le panneau Newforma Konekt, connectez‑vous avec le compte fourni par votre entreprise, puis sélectionnez le hub souhaité.
4. Cliquez sur Classement des courriels en haut du module complémentaire et sélectionnez le projet dans lequel vous voulez enregistrer la DI.
5. Sélectionnez Classer comme DI. Par défaut, vous enregistrez le courriel comme nouvelle DI. Pour enregistrer le courriel comme réponse à une DI, reportez‑vous à la section Enregistrer une réponse à une DI.
6. Remplissez les champs. L’objet du courriel apparaît dans le champ Sujet, et le corps du message est automatiquement ajouté au champ Question. Vous pouvez modifier ces informations au besoin.
7. Sous Pièces jointes, choisissez les fichiers que vous souhaitez inclure avec la DI. Notez que tous les fichiers DI font l’objet d’une recherche de logiciels malveillants lorsqu’ils sont téléchargés dans Newforma Konekt
8. Cliquez sur Enregistrer une nouvelle DI pour créer la DI, ou sur Enregistrer et classer une autre pour enregistrer la DI et classer ce même courriel comme une autre DI.

Enregistrer une réponse à une DI

1. Après avoir choisi Classer comme DI, sélectionnez Enregistrer une réponse en haut du formulaire.
2. Complétez les informations nécessaires. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).

Champ	Description
DI transférée*	Sélectionnez la DI transférée à laquelle vous souhaitez répondre.
Action*	Choisissez l’une des options suivantes : Résolue, Non résolue ou Informations supplémentaires requises
De*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet qui a répondu à la DI
À*	Sélectionnez le membre de l’équipe de projet chargé de revoir la réponse. Par défaut, cette tâche vous est assignée
Cc	Sélectionnez d’autres membres de l’équipe de projet à qui soumettre la réponse à la DI
Réponse	Saisissez votre réponse. Par défaut, le corps du courriel est automatiquement ajouté

3. Sous Pièces jointes, sélectionnez les fichiers que vous souhaitez inclure avec la réponse à la DI.
4. Cliquez sur Soumettre pour envoyer la réponse.